La importancia de crear un plan en la organización de eventos

El puesto de planificador de eventos se está considerando uno de los trabajos más estresantes cada año. Hay muchas demandas y complicaciones inesperadas que pueden surgir. Además, no solo tiene que encontrar soluciones, debe asegurarse mantener la compostura y ser amable con todos los asistentes, proveedores y patrocinadores. A continuación, Goal Producciones te dará a conocer cómo establecer un plan en la organización de eventos.

Primeros pasos

• Primero, tienes que saber que pueden ocurrir cambios de último momento. Además, tener una buena comunicación en el lugar del evento te evitará un dolor de cabeza.
• También debes contratar a un equipo en el que te sientas en confianza. Entre eventos, puedes explorar nuevas oportunidades y pruébalas en eventos más pequeños.
• Agrega penalizaciones en los contratos de los proveedores, para aquellos que no entregan las solicitudes en el tiempo acordado. Es importante que todos estén de acuerdo antes de firmar.
• Comunicar los plazos para todos los involucrados, a esto se le incluyen los patrocinadores, oradores, etc.

Tips personales

• El organizador de eventos debe descansar las horas que sean necesarias para que el día del evento se encuentre con la mayor disposición.
• Usa prendas elegantes, pero cómodas. La idea es que puedas realizar cualquier actividad que se presente, pero siempre manteniendo el glamour que requiere el evento.

Organización y productividad

A continuación, te daremos a conocer algunos tips de cómo establecer un plan en la organización de eventos. 

• Crea una lista de tareas, así como listas diarias de las cosas que deben realizarse antes y durante el evento.
• Divide los grandes procesos en otros más pequeños para que así te sientas más tranquilo y menos abrumado con las tareas que haya.
• Ten una lista de pequeñas tareas para completar cuando tengas un espacio libre.
• Pónte en contacto con los patrocinadores una semana o tres días del evento. Luego procede a preguntar si necesitan algo.
• Realiza un recorrido por todo el lugar e identifica si existen problemas o zonas no aprovechadas para actuar de inmediato.
• Una manera de sentirte menos presionado es establecer un buen plan para la organización del evento. Nada mejor que primero organizarse uno mismo para después aplicarlo en un evento.

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